效率提升方法论

在智力水平相当的前提下，常常会发现：有些人做事，事倍功半；有些人做事，事半功倍。

做任何事，如果有了清晰的思路，正确的指导方针，肯定是比毫无头绪要高效很多。所以，现实中，常常会看到这样一种现象，优秀的人，往往全面优秀，干什么都出彩；而平庸的人，做什么都出不了成绩。

大多数人不是天才，想要变得优秀，唯一的途径就是：按照正确的习惯（方式方法），坚持不懈的努力进步（自律）。

我们日复一日做的事情，决定了我们是怎样的人。因此所谓卓越，并非指行为，而是习惯。

We are what we repeatedly do. Excellence, then, is not an act, but a habit.

——莎士比亚

做计划常用方法

名称	图示	方式	优点	缺点
时间法		时间顺序	清晰明确 操作性强	时间分配不合理或 突出情况容易打乱计划
清单法		重要程度	要事优先 事无遗漏	未完成容易形成压力； 容易造成形式主义，为打卡而完成
三段法		完成状态	态度明了 有条不紊	灵活性差，只能电子版或软件实现编辑， 纸质版事项会重复
OKR 法		目标分解	目标导向 高效成事	适合复杂事情或大项目的分解执行跟进
分类法		八个方面	事事周全 面面俱到	越是想顾周全，越难周全， 面面俱到，也会事事难完成
四象限法		轻重缓急	要事优先 忽略次要	被要事牵着走，忽略了 人生应该适度娱乐的重要性
甘特图法		日期进度	进度直观 易于理解	进度条只能反映时间进度， 无法反映事项具体完成情况的进度
PDCA 法		流程顺序	流程推进 循环解决	流程化容易形成思维惯性， 并且缺乏压力难以形成创造性

W2H

5W2H 分析法是一种思考问题的启发式思维方式。5W2H 分析法用五个以 W 开头的英语单词和两个以 H 开头的英语单词进行设问，得到关键性问题的答案，最后总结归纳出问题的目标、解决思路、处理方法等，这就叫做 5W2H 法。

5W2H 分析法又叫七问分析法，是二战中美国陆军兵器修理部首创。这种分析法广泛用于企业管理和技术活动，对于决策和执行性的活动措施也非常有帮助，也有助于弥补考虑问题的疏漏。

5W2H 分析法的意义在于：避免遇到一个问题后，不知从何入手。通过设问方式，由点成线，由线成面，把问题的关键点串联起来，整理出问题的解决思路。

5W2H

• why - 为什么？为什么要这么做？理由何在？原因是什么？
• what - 是什么？目的是什么？作什么工作？
• where - 何处？在哪里做？从哪里入手？
• when - 何时？什么时间完成？什么时机最适宜？
• who - 谁？有谁来承担？谁来完成？谁负责？
• how - 怎么做？如何提高效率？如何实施？方法怎么样？
• how much - 多少？做到什么程度？数量如何？质量水平如何？费用产出如何？

四象限原则

四象限原则是一种时间管理方式。

有首歌唱出了大多数职场人的心声：时间都去哪儿了？

事情、任务太多，时间太少，分身乏术。

时间管理四象限法则是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论，按处理顺序划分为：紧急又重要、重要不紧急、紧急不重要、不紧急不重要。

img

• 第一象限（重要而紧急）

  • 案例：应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。
  • 这是考验我们的经验、判断力的时刻，也是可以用心耕耘的园地。如果荒废了，我们很会可能变成行尸走肉。但我们也不能忘记，很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足，而变成迫在眉睫。
  • 该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的，这也是传统思维状态下的管理者的通常状况，就是“忙”。

• 第二象限（重要但不紧急）

  • 案例：学习新技能、建立人际关系、保持身体健康、长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等事项。
  • 荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主动去做，这是发挥个人领导力的领域。
  • 这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志，建议管理者要把 80%的精力投入到该象限的工作，以使第一象限的“急”事无限变少，不再瞎“忙”。

• 第三象限（紧急但不重要）

  • 案例：电话、会议、突发的访客都属于这一类。
  • 表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。

• 第四象限（不紧急也不重要）

  • 案例：阅读无聊小说、看毫无内容的电视节目、办公室聊天、刷微博、刷朋友圈等。
  • 简而言之就是浪费生命，所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走，忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分范围倒不见得都是休闲活动，因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而像阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。